1. Rekisterinpitäjä
Sairaala Eira Oy (Y-tunnus 1991869-8)
Laivurinkatu 29
00150 Helsinki
09-16201
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Ilkka Kaartinen
Laivurinkatu 29
00150 Helsinki
09-1620547
3. Rekisterin nimi
Keskitetysti ylläpidetty Sairaala Eira Oy:n ja sen itsenäisten ammatinharjoittajien potilasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tärkein käyttötarkoitus on
potilaiden/asiakkaiden terveydentilan, sairauksien ja vammojen
tutkimisen ja hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta sekä niistä
syntyvien tietojen käsittely. Lisäksi rekisteriä käytetään
rekisterinpitäjän oman toiminannan suunnitteluun ja tilastointiin sekä
potilas/asiakassuhteen hoito.
Potilas- /asiakassuhde
Potilasrekisteri avulla varmistetaan terveydenhuollon
ammattihenkilöstön toiminnan valvonta ja yksityisestä
terveydenhuoltotoiminnasta annettujen
säädösten ja määräysten toteuttaminen mm.
Arkistolaki 1994/831
Asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä 159/2007
Asetus terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 1989/774
Asetus yksityisestä terveydenhuollosta 1990/744
Henkilötietolaki 1999/523
Kansaneläkelaki 1956/347
Laki ihmisen elimien, kudoksien ja solujen lääketieteellisestä käytöstä 101/2001 (Kudoslaki)
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 1994/559
Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 1989/556
Laki yksityisestä terveydenhuollosta 1990/152
Liikennevakuutuslaki 1956/279
Sairausvakuutuslaki 2004/1224
Tapaturmavakuutuslaki 1948/608
5. Rekisterin tietosisältö
Potilaan / asiakkaan perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelin numeroja alaikäisen potilaan huoltaja).
Lainsäädännön mukaiset potilasasiakirjat, hoito- ja tutkimustietoineen
• terveydentila, sairaudet ja vammat tutkimisen ja hoidon
suunnittelutiedot, toteutus ja seuranta sekä niistä syntyvät tiedot
• rokotustiedot
• laboratorio- ja röntgen- yms. tiedot
• keskuslaboratorion tutkimustulokset
• lausunnot
• toisilta toimintayksiköiltä pyydetyt tarpeelliset tiedot
• lähetteet toisiin toiminta yksiköihin
• psykologin, fysioterapeutin yms. tallettamat tiedot
• muut mahdolliset tarpeelliset tiedot
Merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta.
Käytössä olevat ohjelmistot, joihin tiedot on tallennettu sähköisesti
• Potilastietojärjestelmä DynamicHealth
• Kuvantamisen arkistointijärjestelmä JiveX
• Spiro2000, spirometria -tutkimusten tietokanta
• Datagraph-Med, silmälasettoimenpiteiden analyysityökalu
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Potilaan / asiakkaan itse ilmoittamat tiedot. Henkilö- ja yhteystietojen oikeellisuus tarkistetaan kunkin käynnin yhteydessä.
Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot, selvitykset ja lausunnot.
Konsultaatiovastaukset.
Muista hoito- tai kuntoutusyksiköistä potilaan / asiakkaan luvalla hankitut
asiakirjat.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Potilaan /asiakkaan tietoja luovutetaan henkilölle itselleen,
ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä. Henkilön itsensä
kirjallisella luvalla ulkopuoliselle taholle. Lainsäädännön
erityismääräyksiin perustuen viranomaisille
ja vakuutuslaitoksille. Ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan tai muun sellaisen
voimassaolon harkitsemiseksi poliisilla on oikeus saada perustellusta
pyynnöstä luvan haltijan terveydentilaan, päihteidenkäyttöön tai
väkivaltaiseen
käyttäytymiseen liittyviä tietoja salassapitovelvollisuuden estämättä,
jos on syytä epäillä, että luvan haltija ei enää täytä luvan saanti
edellytyksiä.
Tartuntatautilain (583/1986) mukaiset tartuntatauti-ilmoitukset
lähetetään sairaanhoitopiirin alueellisen tartuntatautirekisterin
pitäjälle.
Potilaan/asiakkaan tietoja luovutetaan Lääkelaitoksen ylläpitämään
lääkkeiden haittavaikutusrekisteriin. Tietojen luovutus tapahtuu
paperitulosteina sähköisistä potilasasiakirjoista ja kopioina
manuaalisesta aineistosta.Potilasrekisteritietoja saadaan luovuttaa
tietyissä tilanteissa potilaan/asiakkaan laillisen edustajan
suostumuksella:
Jatkohoito tapauksessa, jossa henkilön ei ole edellytyksiä
arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen
laillisen edustajansa vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä
kirjallisella suostumuksella. Jatkohoito tapauksessa potilaan
tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi
saadaan luovuttaa tarpeellisia tietoja toiselle
terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon
ammattihenkilölle sekä samoin yhteenveto annetusta hoidosta
potilaan/asiakkaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon
toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja
potilaan/asiakkaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi
mahdollisesti nimetylle lääkärille. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä
arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen
laillisen edustajansa /vapaaehtoisella, nimenomaisella, yksilöidyllä
suullisella suostumuksella, josta tehdään merkintä potilasasiakirjoihin.
Suostumusta ei edellytetä jos potilaan/asiakkaan tutkimuksen ja hoidon
järjestämiseksi tai toteuttamiseksi välttämättömiä tietoja luovutetaan
toiselle terveydenhuollon ammattihenkilölle, jos henkilöllä ei
ole mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan
syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä
eikä hänellä ole laillista edustajaa, tai jos suostumusta ei voida saada
potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn
vuoksi. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi
hoidettavana olevan potilaan/asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen
läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan/asiakkaan henkilöstä ja
hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas/asiakas
kieltäisi
näin menettelemästä. (PotL 13 §)
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Potilastietoja voivat käsitellä vain hoitoon kulloinkin
osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt ja heidän avustajansa.
Tietoja saa käsitellä vain tehtävien edellyttämässä laajuudessa.
A. Manuaalinen aineisto säilytään lukittavissa arkistoissa, joihin pääsy
on vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus
salassapitomääräysten
mukaan.
B. Sähköisesti talletetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella.
Esimies määrittelee henkilökunnan yksilölliset käyttöoikeudet
työtehtävien mukaan. Ohjelmistosovelluksiin on henkilökohtaiset
käyttäjätunnukset samoin kuin työasemien käyttöön. Käyttäjätunnusta ei
saa antaa muiden käyttöön. Salasanat vaihdetaan riittävän usein, ja
niiden muoto ei saa olla liian
helppo.
Tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen käyttöä seurataan käyttäjätunnuksittain.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Potilailla / asiakkailla on salassapitosäännösten estämättä oikeus
tietää, mitä tietoja hänestä on talletettu henkilörekisteriin (HetiL
26-28§). Alaikäisen oikeus saada itseään koskevia tietoja määräytyy
yleisten puhevaltaa määrittävien säännösten mukaan. Alle 15-vuotias
alaikäinen, joka on ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenevä
päättämään hoidostaan voi itsenäisesti käyttää tarkistusoikeutta. Jos
hoidosta päättämään kykenevä alaikäinen kieltää tietojen luovuttamisen
huoltajalla, tällä ei ole silloin tarkistusoikeutta
potilasrekisteritietoihin.
Rekisteristä on viranomaisilla oikeus saada tietoja viranomaisten
toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan (6.4.2 ja
6.4.3).Tarkastusoikeus voidaan evätä vain
poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon
antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan/asiakkaan
terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.
Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä
tai omakätisellä allekirjoituksella tai muulla luotettavalla
tavalla varmennetulla asiakirjalla. Eiran sairaalan vastaanotosta on
saatavilla rekisteritietojen
tarkastuspyyntölomakkeita.Potilaalla/asiakkaalla on oikeus tutustua ja
nähdä itseään koskevat
potilastiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena.
Tarkistusoikeutta käyttävän henkilöllisyys tarkistetaan. Tarkistusoikeus
toteutetaan ilman aiheetonta viivettä ja tiedot
luovutetaan ymmärrettävässä muodossa. Tarvittaessa tiedot selitetään
ammattihenkilöntoimesta. Tarkistusoikeuden käyttö on kerran vuodessa
maksutonta.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä
oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai
täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen
kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut
henkilötieto HetiL 29 §.Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti Eiran
sairaalan palvelujohtajalle. Eiran sairaalan vastaanotosta on saatavilla
rekisteritietojen korjaamispyyntölomakkeita. Päätöksen tekee hoitava
lääkäri/viimeksi hoitanut lääkäri. Jos hoitava lääkäri ei ole enää
hoitoyksikössä, korjauspyyntö esitetään ylilääkärille, joka päättää
korjauspyynnön hyväksymisestä. Mikäli potilaan/asiakkaan vaatimus on
oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen
korjauksen tekoon erityinen
oikeus, atk-tukihenkilö. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan
tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että
korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen,
aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä potilasasiakirjoista. (Sosiaali-
ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimista 298/2009)
11. Muut mahdolliset oikeudet
Sairaala Eira Oy:n ja sen ammatinaharjoittajien keskitetysti ylläpidetyn
potilasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteröidyn ei
tarvitse erikseen esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. HetiL:n
30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää
rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta varten.